W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych wystarczy jeden zbiorczy wpis w ewidencji VAT, na przykład na podstawie dowodu Raport fiskalny okresowy.

Jeżeli wystąpi sytuacja, że na żądanie klienta firma wystawi fakturę do paragonu to i tak nie będzie musiała jej oddzielnie wykazywać w ewidencji VAT.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku kiedy to firma żąda faktury do paragonu.
W takim przypadku faktura na rzecz firmy powinna widnieć bezpośrednio w ewidencji VAT, a nie tylko pozostawać jako jeden z wielu zapisów, w zbiorczym wpisie fiskalnym z kasy fiskalnej.

Takie faktury należy wykazywać w pliku JPK_VAT. W związku z tym, że taka faktura widnieje w ewidencji VAT oraz najczęściej w tym samym okresie zapisany jest w ewidencji VAT zbiorczy dowód fiskalny (z kasy fiskalnej) zaistnieje sytuacja, w której będzie zawyżona wartość podatku VAT.

Systemy komputerowe zapewne będą na takie przypadki przygotowane, aby automatycznie wskazać lub wręcz naliczyć odpowiednie pomniejszenie takiego raportu fiskalnego, aby zadbać o poprawną wartość podatku należnego oraz o poprawne dane do pliku JPK_VAT.

W innych przypadkach należy ręcznie wyksięgować wartość faktur wystawionych do paragonów na rzecz firm.

Sumaryczne kwoty podatków wykazywane w częściach kontrolnych w pliku JPK_VAT (PodatekNalezny/PodatekNaliczony) powinny być sumami kwot z sekcji zawierających poszczególne wiersze ewidencji VAT zakupu/sprzedaży (SprzedazWiersz/ZakupWiersz), a te z kolei powinny odzwierciedlać zawartość ewidencji VAT. Z zasady kwoty te mogą różnić się od zaokrąglanych kwot wykazywanych w deklaracji (zgodnie z objaśnieniami do deklaracji nawiązujących do zapisów Ordynacji podatkowej), tym bardziej że kwoty w deklaracji są sumami zaokrąglanych kwot cząstkowych.

Jak informuje Ministerstwo finansów rozszerzenie katalogu podmiotów, które mają obowiązek raportowania, ma za zadanie pozyskanie bieżącej informacji o transakcjach podlegających opodatkowaniu VAT. Umożliwi to szybką i skuteczną identyfikację wyłudzeń oraz unikania opodatkowania. Dane z rejestrów VAT pozwalają ustalać powiązania pomiędzy przedsiębiorcami i lepiej typować podmioty do kontroli. Jednocześnie umożliwiają szybsze przekazanie zwrotów podatku, jeśli transakcje nie budzą wątpliwości.

Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT należy przekazywać w formie JPK_VAT za okresy miesięczne, do 25 dnia kolejnego miesiąca.
W praktyce oznacza to, że gotowy plik należy posiadać w tym samym czasie co deklarację VAT-7.
W związku z czym podmioty rozliczające się z podatku VAT miesięcznie, będą wraz z deklaracją VAT-7 składać także JPK_VAT.

Należy podkreślić, że dane wyliczone w deklaracji VAT-7 powinny się zgadzać z danymi zawartymi w JPK_VAT za ten sam okres.

Należy także pamiętać, że kwoty wykazywane w JPK_VAT nie podlegają zaokrągleniu.

W związku z tym, bardzo istotne jest odpowiednie porównywanie danych zawartych w pliku JPK_VAT z deklaracją VAT-7.

Dane w poszczególnych polach powinny się ze sobą uzgadniać (należy pamiętać o zaokrągleniach w VAT-7 i braku w JPK_VAT).
Przygotowane i uzgodnione dane należy przygotować do wysyłki.

Najczęściej automatycznie będzie to wykonywał program księgowy.
W jego opcjach powinna się znaleźć możliwość podpisu pliku JPK_VAT. JPK_VAT można podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Po podpisaniu plik należy wysłać do systemu Ministerstwa Finansów.
Po okresie weryfikacji należy pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które jest potwierdzeniem złożenia (wysłania) pliku JPK_VAT.

JPK_VAT to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres.

Przesyła się go wyłącznie w wersji elektronicznej, w określonym układzie i formacie, do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, nawet jeśli podatnicy rozliczają się kwartalnie.

Stąd podatnicy rozliczający się kwartalnie będą zmuszeni do odpowiedniego przygotowania i zweryfikowania ewidencji VAT za dany okres, w tym wypadku miesiąc (a nie jak dotychczas robili – kwartał).

Warto wiedzieć, że grupa przedsiębiorców, którzy mogą wykorzystywać rozliczanie kwartalne maleje (na mocy nowelizacji ustawy o VAT). Najliczniejszą grupą pozostają na dzień dzisiejszy mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową.

Niedopełnienie obowiązku złożenia pliku JPK_VAT w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, może zostać potraktowane jako naruszenie obowiązków podatkowych i skutkować podjęciem przez właściwy urząd skarbowy czynności wyjaśniających oraz zainicjowaniem procedur przewidzianych w Kodeksie karnym skarbowym.

Jednolity plik kontrolny ma charakter informacji podatkowej, dlatego niezłożenie go w terminie może spowodować sankcje karno-skarbowe. W zależności od okoliczności może to być wykroczenie lub przestępstwo. Co wyznacza granicę między nimi? Po pierwsze wartość uszczuplenia należności podatkowej – jeżeli przekracza ona 10 000 zł, jest to przestępstwo. Dodatkowo pod uwagę bierze się pobudki działania sprawcy, stopień szkodliwości społecznej oraz sposób dokonania czynu.

Ile wynosi grzywna

Karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna, określana kwotowo w przedziale od 1/10 do 20-krotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. W 2017 r. jest to:

• od 200 zł do 4000 zł (kara nałożona mandatem),
• od 200 zł do 20 000 zł (kara nałożona nakazem sądu),
• od 200 zł do 40 000 zł (kara nałożona wyrokiem sądu).

Wysokość grzywny lub mandatu karnego ustala się z uwzględnieniem sytuacji majątkowej, rodzinnej oraz możliwości zarobkowych sprawcy.

W przypadku przestępstwa skarbowego wysokość grzywny może wynieść od 10 do 720 stawek dziennych. Minimalna stawka dzienna w 2017 r. wynosi od 66,66 zł do 26 664 zł, w zależności od dochodów, sytuacji rodzinnej i majątkowej sprawcy. Obecnie jest to:

• od 666,60 do 5 332 800 zł kara wymierzona nakazem sądu,
• od 666,60 zł do 19 199 995,20 zł kara wymierzona wyrokiem sądu.

W JPK_VAT jest przeniesiony zapis Ewidencji VAT, ale nie ma kwot netto w polu K_45.

Zapisy w stawce zwolnionej i/lub nieopodatkowanej po stronie zakupów nie są wykazywane w deklaracji VAT-7. W pliku JPK_VAT także nie powinny być one wykazywane.

JPK_MAG to Jednolity Plik Kontrolny dotyczący ruchu towarów w magazynie firmy.

Obejmuje dokumenty realizujące przyjęcia oraz wydania towarów z magazynu. Warto wiedzieć, że na obecną chwilę w strukturze JPK_MAG nie ma odzwierciedlenia dokument przyjęcia wewnętrznego.

Przygotowywany jest osobno dla każdego z magazynów.

Obowiązek jego składania na potrzeby kontroli dotyczy wszystkich firm prowadzących gospodarkę magazynową przy użyciu programów komputerowych.

Szczegółowy opis poszczególnych danych zawartych w pliku JPK_MAG znajduje się w opisie jego struktury.

Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur obejmuje jedynie faktury sprzedaży wystawione przez podmiot.

Należy pamiętać, że wykazywane w pliku są także korekty faktur sprzedaży, faktury VAT marża oraz faktury zaliczkowe.

W ramach tej struktury wykazywane są dokumenty, które spełniają formalne wymogi dotyczące faktur.

Plik JPK_FA przygotowywany jest tylko dla jednej waluty. W związku z tym, jeśli wystawiane są faktury w różnych walutach, należy przygotować dla każdej z walut osobny plik JPK_FA.

Szczegółowe informacje dotyczące zawartości pliku JPK_FA znajdują się w opisie jego struktury.

W przypadku skorygowania danych źródłowych (ewidencji VAT), na podstawie których wysłano plik JPK_VAT, należy przygotować nowy plik JPK_VAT (oznaczony jako korekta) z poprawnymi danymi. Tak przygotowany plik także należy wysłać do systemu Ministerstwa Finansów.

W przypadku braku wprowadzenia dokumentu, który na przykład nie został dostarczony w terminie lub znalezienia błędnego zapisu (w zakresie podatku) w ewidencji VAT, należy sporządzić i wysłać korektę JPK_VAT.

Korekta pliku powinna zawierać wszystkie wartości z danego okresu (tak jak pierwszy plik JPK_VAT za dany okres).

Sporządzenie korekty pliku JPK_VAT wykonuje się poprzez stworzenie pliku JPK_VAT za ten sam okres i w taki sam sposób. Jedyną różnicą jest odpowiednie oznakowanie pliku poprzez określenie celu złożenia na cyfrę 2.

Najczęściej programy komputerowe wykonują tą operację automatycznie (gdy użytkownik zaznaczy odpowiednią opcję).

Warto wiedzieć, że jeśli dokonywana jest korekta deklaracji VAT-7 to także konieczne jest dokonanie korekty pliku JPK_VAT.