W pliku JPK_VAT znajduje się pole K_37 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących. Pole to podlega wypełnieniu w JPK_VAT za okres, w którym wartość ujęto w deklaracji VAT.

W świetle art. 109 ust. 3 ustawy o VAT ewidencja powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.

Powinny być w niej zatem uwzględniane m.in. faktury (sprzedażowe i zakupowe), które mają wpływ na rozliczenie podatku należnego i podatku naliczonego wykazane w deklaracji podatkowej za dany okres.

Innymi słowy, dokumenty, które są uwzględniane w deklaracji VAT powinny być także uwzględnione w pliku JPK_VAT. Dodatkowo należy pamiętać, że wartości zawarte w pliku JPK_VAT powinny się uzgadniać z wartościami poszczególnych pól deklaracji VAT-7.

Zgodnie z komunikatem zamieszczonym na stronie Ministerstwa Finansów podmioty, które prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, nie mają obowiązku przesyłania faktur VAT dokumentujących zakup w formacie JPK.

Wprowadzono rozwiązanie alternatywne, gdyż 1 stycznia 2017 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, która rozszerzyła zakres danych zawartych w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT, przesyłanych w formacie JPK (NIP). W związku z tym nie ma potrzeby przekazywania do organu podatkowego faktur zakupu w formacie JPK.

Księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych, należy uznać za prowadzone przy użyciu programów komputerowych. Tym samym podmioty prowadzące księgi podatkowe przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych są obowiązani do comiesięcznego przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2.

Struktura JPK_WB jest strukturą dotyczącą wyciągu bankowego – dowodu księgowego, który wytwarza bank.
Obowiązek dostarczenia tej struktury spoczywa na podatniku, jednakże będzie on realizowany przez podatnika we współpracy z bankiem.

W praktyce organ podatkowy będzie mógł zwrócić się do banku za zgodą podatnika o wydanie wyciągów bankowych w formie JPK, wskazując podstawę żądania, nr rachunku bankowego i okres, którego wyciąg będzie dotyczył.

Podatnicy, którzy posiadają systemy komputerowe umożliwiające odzwierciedlanie operacji zaistniałych na rachunku bankowym, bądź posiadający obsługę swojego rachunku online w programie, będą mogli przygotowywać plik JPK_WB we własnym zakresie.

Wszystkie dane potrzebne do jego sporządzenia znajdują się w systemie podatnika i jeżeli system ten umożliwia opcje tworzenia takiego pliku to nic nie stoi na przeszkodzie, aby podatnik generował go samodzielnie. Tym samym to podatnik, w razie kontroli, będzie mógł przekazać komplet wymaganych przez Ministerstwo Finansów plików za jednym razem.

Zachowuje on wtedy przejrzystość i porządek w zakresie komunikowania się z Ministerstwem Finansów podczas kontroli.

Podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT nie są obowiązani do prowadzenia ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, a w konsekwencji nie są obowiązani do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej JPK_VAT.

Comiesięczne przekazywanie plików JPK_VAT do systemu Ministerstwa Finansów może odbywać się na dwa sposoby.

Pierwszym z nich jest obsługa całego procesu z poziomu programu księgowego, którego używa podatnik, drugi zaś jest udostępniony przez Ministerstwo Finansów.
Zarówno jeden jak i drugi sposób mają kilka wymaganych etapów postępowania.

JPK_VAT to dane podatnika i odzwierciedlenie zapisów zawartych w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi zawartymi w deklaracji VAT-7 (lub VAT-7K dla całego okresu).
W pierwszej kolejności należy utworzyć prawidłowy JPK_VAT. JPK_VAT można utworzyć przy pomocy uaktualnianego programu księgowego lub na podstawie materiałów dostarczonych przez Ministerstwo Finansów (strona http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk).

Jeśli korzystasz już z programu finansowo-księgowego dostępnego na rynku, sprawdź, czy ma on funkcję wysyłki za jego pośrednictwem plików JPK_VAT lub czy możesz bezpośrednio pobrać z programu dane do aplikacji JPK 2.0.

Kolejnym etapem jest Wysyłka JPK_VAT (do systemu Ministerstwa Finansów)
W pierwszej kolejności należy podpisać plik JPK_VAT a później go wysłać.
Do wysyłania plików JPK_VAT potrzebny jest certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany (eGo). Pozwalają one potwierdzić swoją tożsamość. Chodzi o to, żeby nikt nie mógł się podszyć pod osobę wysyłającą plik.
Profil zaufany – w odróżnieniu do certyfikatu kwalifikowanego – jest bezpłatny. Jak założyć profil zaufany można sprawdzić w serwisie Obywatel.gov.pl.
Po podpisaniu pliku należy go wysłać. Można to zrobić:
– z poziomu programu księgowego, którego jest się użytkownikiem
– z poziomu aplikacji klienckiej Klient JPK 2.0 do wysyłania JPK – udostępnionej na stronach Ministerstwa Finansów
– we własnym zakresie – wtedy jeśli nie korzystasz z aplikacji Klient JPK 2.0 oraz z programu księgowego, należy zapoznać się z informacjami na temat opracowanej przez Ministerstwo Finansów „Specyfikacji interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego wersja 2.3″ (http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/specyfikacja-interfejsow-uslug-jednolitego-pliku-kontrolnego).

Ostatnim etapem jest pobranie UPO_JPK
Po wysłaniu JPK_VAT można pobrać formularz UPO_JPK (Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK). Dzięki niemu:
– potwierdzony jest odbiór pliku JPK,
– można sprawdzić status przedłożonego dokumentu,
– można pobrać UPO dla dokumentu, który otrzymał status „200″.

Operację tą można wykonać z programu księgowego lub z aplikacji Ministerstwa Finansów.

Warto wiedzieć, że programy firmy InsERT wykonują tą operację automatycznie.

Obowiązkowe przesyłanie pliku JPK_VAT obowiązuje różne grupy przedsiębiorców w różnych okresach.
Patrząc z perspektywy czasu plik JPK_VAT nie dotyczy okresów sprzed 01.07.2016 r. dla właściwie wszystkich podatników (chociaż właśnie od tej daty obowiązek istniał jedynie dla dużych przedsiębiorców).
Kolejną istotną datą jest dzień 1.01.2017 roku, kiedy to obowiązek przesyłania comiesięcznego pliku JPK_VAT objął przedsiębiorców małych i średnich. Z ich punktu widzenia wysyłany plik JPK_VAT nie dotyczy okresów właśnie sprzed tej daty.
Ostatnią grupą przedsiębiorców, dla których istnieje obowiązek przesyłania comiesięcznego pliku JPK_VAT są mikroprzedsiębiorcy. Dla nich graniczną datą jest 1.01.2018. Ta grupa nie ma obowiązku przesyłania pliku JPK_VAT sprzed tej daty.
Niemniej, Ci którzy są zainteresowani sprawdzeniem procesu wysyłania pliku JPK_VAT mogą do końca 2017 roku testowo przesyłać swoje pliki JPK_VAT, tak aby od roku 2018 nie mieć z tym żadnych problemów.

Korekta deklaracji za okresy po 01.01.2018 r. (a dla dużych, średnich i małych przedsiębiorców odpowiednio wcześniejsze okresy) powoduje obowiązek przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli zostaną w niej dokonane zmiany w stosunku do przekazanej poprzednio w postaci jednolitej struktury JPK_VAT.

Oznacza to, że każda zmiana w deklaracji VAT powinna znaleźć odzwierciedlenie w pliku JPK_VAT. W tym konkretnym przypadku, po złożeniu (wysłaniu) deklaracji VAT należy także ponownie przygotować i przesłać plik JPK_VAT z poprawionymi danymi.

Najważniejsze jest, aby zawartość ewidencji VAT odpowiadała deklaracji VAT lub jej korekcie. Kwestia numeracji jest drugorzędna i należy do decyzji podatnika.